Bedrijfsfeest organiseren? Zo pak je dat aan!

• je weet precies wat je moet regelen en doen 
• je collega's hebben een toffe avond
• je baas is zwaar van je onder de indruk en geeft je promotie, loonsverhoging en een zeilvakantie naar het Carbisch gebied (of gewoon een schouderklopje, ook leuk!)

Stappenplan voor een tof bedrijfsfeest - je kunt dit! 

Whitney Houston zong het al: 'I'm taking it step by step.' Behalve een lekker liedje is het natuurlijk ook gewoon een dijk van een tip, alles lekker stap voor stap doen. 

Daarom, speciaal voor jou...
Het Grote Bedrijfsfeest Stappenplan.

Het is een slimme samenvatting van alle knettergoede tips in dit stuk. Downloaden, printen, uitdelen op straat en selfies maken: je mag er alles mee doen. Maar eerst even verder lezen natuurlijk, want we hebben niet voor niks 493 toptips voor je uitgewerkt. 

Een bedrijfsfeest organiseren:
zo begin je - 5 tips 

Starten met de organisatie van een bedrijfsfeest is het lastigste deel van dit avontuur. Of zoals je baas altijd zegt: we denken niet in problemen, we denken in uitdagingen. 

Er staat eigenlijk teveel bedrijfsfeestinspiratie op internet, er zijn de wereld aan leveranciers en dan kun je ook nog kiezen voor een themapersoneelsfeest of een extra activiteit. Zoveel keuzes kunnen je lam leggen. Daarom eerst 5 slimme tips die je helpen bij het bepalen van je startpunt. Dan kun je al lekker veel schrappen en heb je overzicht. 

Tip 1: stel een team samen

Kies een aantal mensen uit om samen het feest te organiseren. Dat is handig, want iedereen heeft z'n eigen talent: de een is goed in het kiezen van feestversiering, terwijl de ander een fanatiek klusser is. Bovendien kunnen zij jouw taken waarnemen als je van de trap valt en je been breekt bijvoorbeeld. 

Tip 2: maak er een project van

Deel een document in Google Docs of Google Spreadsheet of zoek een online omgeving zoals Basecamp om jullie project op te zetten. Het helpt als alle leden van het team precies weten wat er nog gedaan moet worden en jullie allemaal overzicht hebben. Het helpt je ook om het budget in de gaten te houden. Zorg dat jullie als team genoeg tijd en geld krijgen om aan het personeelsfeest te besteden. 

Tip 3: bepaal het doel van het bedrijfsfeest

Waarom geven jullie eigenlijk een feestje? Ja, voor de gratis drank, zoensessies in de bezemkast en de grappige kopietjes die je krijgt als je in je blote kont op het kopieerapparaat gaat zitten. 

Laten we het anders vragen: wat is de aanleiding voor het feestje? De opening van een nieuwe locatie, de goede cijfers van het afgelopen jaar, kerst, om mensen te motiveren of kennismaken met nieuwe teamleden? 

Tip 4: check de gastenlijst 

Een personeelsfeest en een bedrijfsfeest: dat is dus niet hetzelfde. Een personeelsfeest is voor het personeel, dat is logisch. Maar bij een bedrijfsfeest kunnen er ook mensen van buitenaf komen, bijvoorbeeld om het nieuwe pand te bekijken. Handig om je programma daar op af te stemmen toch?

Tip 5: prik snel een datum 

Iedereen met vrienden en familie weet hoe ingewikkeld het tegenwoordig is om meer dan vijf mensen op hetzelfde moment op dezelfde plek te krijgen. Jolanda heeft nooit oppas voor haar zoontje, Kees heeft op dinsdagavond altijd yogales en Martijn heeft elke avond een afspraak met Netflix. 

Op tijd een uitnodiging sturen dus, minstens 6 weken voor het feest. Komt Jolanda 's avonds ook eens de deur uit. Hou met de planning wel rekening met de feestdagen trouwens, anders sta je straks alleen op de dansvloer. 

Bonustip: maak een draaiboek

Nu je weet voor wie je het bedrijfsfeest of personeelsfeest geeft, wanneer je dat doet en waarom, kun je beginnen aan de invulling van je feest. Maak daarbij gebruik van een draaiboek. Dit is misschien wel de belangrijkste en beste tip die je in dit artikel gaat vinden. Een draaiboek helpt je enorm bij het uitwerken van je feest en geeft je op de avond zelf houvast. 

Maak het jezelf niet moeilijk en focus. Elk bedrijfsuitje is anders, elk team is anders. Daarom begin je eerst met de vraag: ”Wat is mijn doel?

- Anna-Maria van Puur Feesten

Wat kost een bedrijfsfeest?  

Een bedrijfsfeest kost ongeveer 75 euro per persoon als je het bedrijfsfeest zelf organiseert en het in je eigen pand viert. Dit is inclusief eten, drinken en een bedrijfsfeest DJ huren. Laat je de organisatie aan een professioneel bedrijf over dan komen hier de nodige kosten bij. 

Is een bedrijfsfeest aftrekbaar?

Als je het bedrijfsfeest in je eigen pand viert, bijvoorbeeld in de kantine of de vergaderzaal, dan betaal je hierover geen belasting. Een bedrijfsfeest wordt gezien als een extraatje voor je werknemers waar je normaalgesproken loonbelasting over betaalt. De werkkostenregeling maakt het mogelijk om een leuk bedrijfsfeest te vieren zonder dat je hiervoor extra belasting voor betaalt. Je hebt een vrije ruimte van 1,2% van je fiscale bruto loonsom beschikbaar voor loon in natura, zoals fietsen, kerstpakketten en andere cadeaus. In de praktijk kun je dit ook inzetten voor je personeelsfeest. Daarnaast mogen bedrijven voor iedere werknemer 454 euro per jaar per werknemer uitgeven aan evenementen. Als het bedrag hoger uitvalt, betaal je hierover belasting. 

Uitzonderingen zijn:
- het personeelsfeest is ook voor partners en kinderen
- minstens 75% van je werknemers zijn welkom 

Natuurlijk kun je bij ons beter een DJ huren dan belastingadvies inwinnen. Bel voor de details even met je accountant. 

Op een feestlocatie of kantoor?

Soms is het allemaal niet zo ingewikkeld. De opening van je nieuwe pand vier je in je nieuwe pand. Maar vaker is het wel ingewikkeld. De locatie van je bedrijfsfeest: hoe bepaal je dat? 

De voordelen van een bedrijfsfeest op locatie:

• feestvieren in een andere omgeving
• geen opbouw en niet opruimen
• sfeervoller dan kantoor 

De nadelen van een bedrijfsfeest op locatie: 

• flinke hap uit je budget 
• leuke locatie vinden is lastig 
• je zit vast aan een eindtijd 

Natuurlijk speelt ook de indeling en grootte van jullie eigen pand mee. Een kantoorpand met veel kleine ruimtes maakt het lastig om een feest te vieren, maar als je een kantine of koffiekamer hebt, kom je een heel eind. 

Zelf je bedrijfsfeest organiseren of laten doen? 

Je hebt twee soorten mensen: mensen die er zo halverwege dit artikel steeds meer zin in krijgen en mensen die nu met hun hoofd op hun bureau liggen huilen. 

Behoor jij tot die laatste groep? Dan kun je natuurlijk ook hulp inhuren. Er zijn genoeg opties om een bedrijfsfeest te laten organiseren. Het grote voordeel is dat je er dan geen werk meer aan hebt, maar je geeft de controle ook echt uit handen en het kost iets meer geld. Door de ervaring van een expert kom je vaak wel tot een verrassend feest. Wat dacht je van een food truck festival op het bedrijf of een vritual reality ervaring, waarbij je met een VR-bril op van alles beleeft. 

Zo maak je er een tof feest van voor al je collega's 

• vraag het personeel wat zij leuk vinden, zo maak je iedereen enthousiast en vergroot je de opkomst 
• kijk naar de verhouding man en vrouw en hou daar rekening mee in de muziek en aankleding
• staar je niet blind op leeftijd, maar kijk naar de persoonlijkheden van je personeel: je zult versteld staan hoe sommige keurige collega's losgaan na sluitingstijd

Zo verpest je een bedrijfsfeest

Je kunt heel veel dingen goed doen en dan wordt het een heel leuk feest. Je kunt ook een paar dingen heel erg fout doen en dan wordt het stukken minder gezellig. We hebben de meest gemaakte fouten voor je op een rijtje gezet. 

• lange, saaie, suffe toespraken: vooral directeurs en managers hebben hier een handje van 
• elk jaar precies hetzelfde bedrijfsfeest: er komen steeds minder mensen opdagen, gek he? 
• nare mededelingen: massaontslag en geldzorgen horen niet op een bedrijfsfeest thuis
• mensen dingen laten leren: gun mensen gewoon een leuke avond waarop niets moet 
• persoonlijke feedback geven: je zet iemand voor schut en de avond is naar de maan 

Thema personeelsfeest: maffia, piraten of terug naar de '80's?

Het bedrijfsfeest met een thema is populairder dan ooit. Je leert je baas in een heel andere setting kennen als hij in een roze konijenpak door de kantoortuin huppelt. 
Populaire thema bedrijfsfeesten zijn:

• Wie is de Mol feest 
• Maffia party 
• Casino Royal 
• Proud to be fout
• Hawaii

Bij dit soort themafeesten hoort een dresscode. Vaak gaan mensen hier helemaal los op en heeft de hele werkvloer enorme voorpret. 

Met een kleinere groep kun je een leuk spel spelen dat past binnen het thema. Zeker een spel als Wie is de mol? is dan tof, met opdrachten, puzzels en natuurlijk een verrassende ontknoping. 

Wie ruimt de troep op?

Een bedrijfsfeest organiseren is al pittig genoeg zonder alle rotklusjes ook nog eens te moeten doen. Zeker als je het feest gewoon bij jullie op het bedrijf viert. Dus: stel een team van vrijwilligers aan om je te helpen met de praktische zaken. Ga je feestvieren op een feestlocatie? Check dan goed welk gedeelte van het bedrijfsfeest je zelf moet organiseren en waar zij zaken uit handen nemen. 

Rotklusjes die je anderen moet laten doen: 

• de aankleding en versiering ophangen
• het klaarzetten van stoelen en statafels 
• het opruimen na het feest 

Een DJ op je bedrijfsfeest 

Als je alle praktische zaken hebt geregeld, kom je bij het belangrijkste gedeelte, vinden wij dan. De muziek! Want ja, hoe lekker de hapjes ook zijn, zonder muziek ben je nergens.  

De voordelen van een bedrijfsfeest DJ huren:

• draait overal: in je eigen pand of op locatie
• weet precies hoe hij het feest op gang brengt
• geschikt voor ieder budget
• geen pauzes

Een artiest of BN'er op je bedrijfsfeest laten optreden

Een artiest of BN'er op je bedrijfsfeest kan hartstikke leuk zijn. Budget is daarbij wel een vereiste, want het huren van een artiest loopt al snel in de papieren. 
Een paar voorbeelden: 

Denk er wel om dat de meeste BN'ers geen avondvullend programma bieden. Vaak moet je alsnog een bedrijfsfeest DJ huren om de tijd rondom het optreden op te vullen. 

Uiteraard heeft het inhuren van een BN'er ook voordelen. Je maakt er indruk mee, zeker als er veel zakelijke relaties komen is het interessant om te laten zien hoe goed het met jouw bedrijf gaat. Dat kan investeringen stimuleren en nieuwe klanten aantrekken. 

Photobooth of fotograaf op je bedrijfsfeest

Zoek je nog wat extra entertainment voor je bedrijfsfeest? Een photobooth of fotograaf kan je feest helemaal afmaken. Een superleuke herinnering aan het toffe feest dat je met elkaar gevierd hebt.  

Nog even over de veiligheid 

Heb je precies uitgedacht welk entertainment je wilt en wat het thema wordt? Denk dan ook aan de veiligheid. Een paar punten om goed op te letten:

• gebruik geen brandgevaarlijke feestversiering 
• check vluchtroutes 
• zorg dat er een BHV'er aanwezig is op het feest
• regel vervoer voor dronken gasten, want ja, er is altijd wel eentje die geen BOB heeft geregeld 

Top 3 toffe films ter inspiratie

1. Office Christmas Party

Kantoor moet sluiten, maar met een heel grote klant maken ze nog een kansje op een doorstart. Tijd voor een briljant kerfstfeest om die grote vis binnen te hengelen dus. 

2. The Wolf of Wallstreet

Film over aandelenhandelaar die het niet zo nauw neemt met de regels. Ietwat uitbundige bedrijfsfeestjes, maar wel waargebeurd en daarom niet helemaal onmogelijk. 

3. Die hard  

Het loopt al snel uit de hand als Bruce Willis zijn vrouw en de gasten van een bedrijfskerstfeestje wil redden van Duitse terroristen. Na deze film ben je overal op voorbereid. Met veel pief paf poef en knokken.  

Ben je klaar voor je bedrijfsfeest?

Zo, dat waren echt knetterveel goede tips. Nu is het aan jou. Meteen aan de slag? Een bedrijfsfeest DJ huren kun je hier en nu afstrepen van je lijstje, vraag een offerte aan en wij helpen je verder. We wensen jullie een toffe avond!